イベント主催者の仕事は100以上ある。
企画から次回開催までの全業務フローを解説

公開日：2026年7月26日 ｜ カテゴリ：主催者ガイド

「イベント主催者の仕事＝当日の運営」——そう思っていませんか？実際には、企画立案から次回開催の告知まで通算すると、100を超えるタスクが発生します。しかもその多くが毎回繰り返される定型業務です。

この記事では、一般的なマルシェ・イベント主催者が担う全業務を11のフェーズに整理して解説します。「なぜこんなに大変なのか」の全体像をつかみ、効率化できる領域を見つけるヒントにしてください。

①企画・戦略（開催3〜12ヶ月前）

すべてはここから始まります。日程・会場・コンセプト・予算といった土台が固まらないと、その後の業務すべてがブレます。

イベントの目的を決める

「売上向上」「地域活性化」「認知拡大」「コミュニティ形成」など、目的によってイベント設計が変わります。目的が曖昧なまま進めると、後から方針がぶれがちです。

イベント設計・日程・会場選定

イベント名・コンセプト・ターゲット・来場目標・KPIを設定し、候補日と会場を選びます。会場の下見では電源・水道・搬入口・駐車場・トイレ・動線を必ず確認します。雨天時の対応方針も合わせて決めておきましょう。

予算作成

出店料・協賛金・補助金・各種経費・利益予測を試算します。初回は収支がマイナスになりやすいため、2〜3回開催した後に単価や規模の見直しを行うのが一般的です。

②許可・契約関係

許可申請は早めに動かないと開催が間に合わなくなるリスクがあります。公道や公園を使う場合は特に注意が必要です。

• 会場契約・保険加入
• 警察届出（道路使用許可・公園使用許可）
• 消防届出・保健所確認（飲食出店がある場合）
• 電源手配・ゴミ回収契約・トイレ手配・警備依頼

③出店者募集（主催者が最も時間を使う業務）

出店者募集は、主催者が「一番大変」と口をそろえる業務です。SNS投稿・DM返信・審査・入金確認・キャンセル対応など、細かい作業が次々と連続します。

募集ページ作成

開催概要・出店料・区画図・規約・申込フォームを用意します。情報が不明確だと問い合わせが増え、対応コストが跳ね上がります。

SNS告知・DM送付・問い合わせ対応

Instagram・Facebook・LINE・Xで告知を行い、気になる出店者へDMを送ります。問い合わせには個別に返信が必要で、人気イベントでは1回の募集で50〜100件以上のDM対応が発生することもあります。

審査・可否連絡・入金管理・キャンセル対応

応募者の審査→採否連絡→出店料請求→入金確認→キャンセル対応→配置決定、と一連のフローが続きます。スプレッドシートやDMで管理していると、誰がどの状態か見失いがちです。

④スポンサー営業

協賛企業の開拓・提案資料作成・営業・契約・ロゴ掲載・協賛特典対応と、こちらも手間がかかる業務です。規模が大きくなるほど協賛営業の比重が高まります。

⑤集客

出店者が集まっても来場者が来なければ成立しません。SNS投稿・リール・プレスリリース・地域メディア・ポスター・チラシ・Googleイベント掲載・イベントサイト掲載など、集客チャネルは多岐にわたります。

さらに投稿スケジュール管理・コメント返信・DM返信・来場者からの質問対応が加わり、SNS担当だけで週10〜20時間以上かかるケースも珍しくありません。

⑥スタッフ管理

スタッフ募集・シフト作成・マニュアル作成・配置決定・LINEグループ作成・朝礼資料作成。ボランティアや知人に頼む場合でも、コミュニケーションと情報共有のコストは確実に発生します。

⑦備品準備

テント・長机・椅子・発電機・延長コード・コーン・看板・のぼり・誘導サイン・音響・マイク・名札・腕章・救急セット・消火器・ゴミ袋——これだけ揃えるだけで、初回は数十万円の初期投資になることもあります。

⑧出店者対応（直前期）

イベント直前は出店者向けの連絡業務が集中します。搬入時間案内・出店マニュアル送付・配置図送付・注意事項送付・搬入確認・当日連絡——これらを抜けなく全員に届けるのは意外に手間がかかります。

⑨前日準備

会場確認・レイアウト設営・電源確認・音響確認・テント設営・誘導看板設置・リハーサル・最終ミーティング・チェックリスト確認。前日からすでにフル稼働です。

⑩イベント当日

開催中は会場巡回・トラブル対応・迷子対応・クレーム対応・ゴミ管理・SNS投稿・来場者案内・出店者サポート・進行管理・ステージ管理が同時進行します。終了後も搬出誘導・忘れ物管理・清掃・原状復帰・機材返却・会場確認と続きます。

⑪終了後

お礼メール・SNS投稿・写真共有・アンケート送付・売上集計・来場者数集計・出店者アンケート・スタッフ反省会・収支精算・協賛報告・改善点整理——そして次回の募集開始です。終わったと思ったら、次がすでに始まっています。

主催者が「大変」と感じる業務ランキング

実際の運営現場の声をもとに整理すると、負担が特に大きい業務は次の通りです。

1〜4位はいずれも毎回繰り返し発生する定型業務です。裏を返せば、デジタル化・仕組み化による効率化効果が最も大きい領域でもあります。

「シュッテン！」が力になれる領域

100以上ある業務のなかで、シュッテンが特に相性よく支援できるのは次の領域です。

• 出店者募集ページの作成・掲載——申込フォーム付きのイベントページをWebで公開
• 応募受付・情報管理——DM・スプレッドシートを使わずに応募をまとめて管理
• 自動返信メール——応募直後に確認メールを自動送信、返信の手間を削減
• 出店者への連絡——一斉メール・ステータス更新で個別連絡を効率化
• 開催履歴・実績管理——次回募集の際もそのままページを更新して再利用

これらは毎回繰り返し発生する定型業務です。一度仕組みを作れば、次回以降の作業量が大幅に減ります。

さらに将来的には、入金管理・出店配置図作成・当日受付・アンケート回収・次回募集まで一つのプラットフォームで完結できるよう、機能を順次追加していく予定です（現在のユーザーの声をもとに開発優先度を決めています）。